Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
VitaFlow Oy
Y-tunnus: 2297262-8
Käyntiosoite: Mannerheimintie 72 C 45, 00250 Helsinki
Postiosoite: Runkotie 4, 27100 Eurajoki
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tietosuojavastaava: Aarne Kujala
Puhelin: +35850 5293430
Sähköpostiosoite: Europeprivacy@vitaflow.fi
3. Rekisterin nimi
VitaFlown asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on VitaFlown ja asiakkaan välinen asiakassuhde, toimeksianto tai asiakkaan antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn.
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa VitaFlown tai sen valtuuttaman yhteistyökumppanin tai ammatinharjoittajan toimesta:
- VitaFlow Oy:n ja asiakkaan välisen asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden hoitaminen ja ylläpito.
- VitaFlow Oy:n tarjoaman asiakaspalvelun ja siihen liittyvän viestinnän toteuttamiseen.
- Markkinoinnin mahdollistaminen ja sen kehittäminen sekä seuranta.
- Mielipide- ja markkinointitutkimusten toteuttaminen.
- VitaFlow Oy:n palveluiden suunnitteleminen, tarjoaminen, tuottaminen ja toimittaminen.
- Henkilötietoja voidaan VitaFlow Oy:n toimesta käsitellä myös muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien, tarpeellisten toimenpiteiden yhteydessä.
- Lisäksi henkilötietoja käsitellään laskutuksen, tilausten, yhteydenottojen, asioinnin, ja raportoinnin tarpeisiin.
- VitaFlow Oy käsittelee henkilötietoja myös liiketoimintansa kehittämiseen ja suunnitteluun.
5. Rekisterin tietosisältö
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat VitaFlow n asiakkaana olevat tai aiemmin olleet henkilöt sekä VitaFlow an yhteydessä olleet henkilöt.
Rekisteröidystä voidaan tallentaa seuraavia tietoja:
- VitaFlow n asiakkaana olevan tai aiemmin olleen henkilön perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus, sukupuoli, kieli ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- VitaFlow nja rekisteröityjen väliseen asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilaustiedot, asiakashistoria (esim. palveluiden käyttötiedot ml. hoitavan henkilön ammattiryhmä, esim. ostokäsittelijä, myyjä), mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito, tiedot yhteydenotoista ml. puheluiden taltiointi ja muut palvelun tuottamiseen liittyvät tiedot.
- Mahdolliset asiakkaan itsensä antamat muut tiedot sekä mahdollinen itse tuottama sisältö (esim. verkkosivun kautta jätetty yhteydenottopyyntö)
- Mahdolliset tietojen luovutuksia koskevat tiedot ja luovutusten perusteet.
- Muita asiakkuuteen liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi rekisteröityyn yhdistettävissä oleva verkkosivujen käytöstä kerättävä tieto, kuten esimerkiksi käyttäjän selain, IP-osoite, käynnin kellonaika, vieraillut sivut, verkko-osoite, josta käyttäjä on tullut verkkosivulle sekä palvelin, jolta käyttäjä on tullut verkkosivulle.
- Tunnistamis- ja varmentamisvälineiden ja -palveluiden käyttöön liittyviä tarpeellisia tietoja.
- Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.
- Tämän tietosuojaselosteen kohdassa 11 tarkemmin kuvatut profilointitarkoitukset.
Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa VitaFlow nkonserniyhtiöille ja/tai ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
6. Henkilötietojen säilytysaika
VitaFlow säilyttää henkilötietoja rekisterissä, kunnes peruste henkilötietojen säilömiselle päättyy. Säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:
- Rekisteröidyltä itseltään ja rekisteröidyn asiakkuuteen, palveluiden käyttöön, viestintään sekä asiointiin liittyvistä tapahtumista.
- Tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoava osapuoli.
- Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmä, ja muut tunnetut järjestelmät.
- Rekisteriin voidaan lisätä myös muiden VitaFlow nyhteistyökumppaneiden, kuten esimerkiksi vakuutusyhtiön toimittamia tietoja.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto euroopan unionin tai euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja luovutetaan VitaFlow n markkinointirekisteriin ja mahdollisiin muihin VitaFlow n henkilörekistereihin, kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
Henkilötietoja ei luovuteta VitaFlow n tai VitaFlow n lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan.
Asiakastietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, mutta tarvittaessa tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän tai digitaalisen aineiston käyttöön ovat oikeutettuja vain ne VitaFlow n työntekijät, salassapitosopimuksella sidotut ammatinharjoittajat tai yhteistyökumppanin alaiset, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja, ja joita sitoo erillinen tietosuojavaatimus. Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja ml. hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, salaustekniikoiden käyttö, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä alihankkijoiden huolellinen valinta.
10. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
10.1 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa käsittelytoimia, joita VitaFlow kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on VitaFlow n ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. VitaFlow voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
10.2 Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja VitaFlow n asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.
10.3 Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Korjauspyyntö virheellisestä, tarpeettomasta, puutteellisesta tai vanhentuneesta tiedosta tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia VitaFlow a rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa VitaFlow n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
10.4 Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Niiltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
10.5 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos VitaFlow ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
11. Profilointi
Osana asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia VitaFlow voi hyödyntää tietoja myös profilointitarkoituksissa. Profilointi toteutetaan luomalla rekisteröidylle asiakastunniste, jonka avulla erilaisia palvelun käyttämisen yhteydessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja voidaan yhdistellä. Edellä kuvatun kaltaisesti luotua profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin. Profiloinnin tarkoituksena on selvittää palveluiden kysyntää ja asiakaskäyttäytymistä.
11.1 Evästeiden käyttö
Voimme kerätä käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston, avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet.
11.2 Kolmansien osapuolien suorittama tiedonkeruu
Kolmansilla osapuolilla tarkoitetaan VitaFlow n ulkopuolisia tahoja, kuten mainostajia, mainosverkostoja sekä mittaus- ja seurantapalveluiden tarjoajia. Nämä ns. kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa palveluissamme esimerkiksi tarjotakseen käyttäjälle kohdennettua mainontaa tai tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä.
Koska käyttäjän selain pyytää tällöin kolmannen osapuolen asettamia mainoksia VitaFlown ulkopuoliselta palvelimelta, nämä kolmannet osapuolet voivat katsella, muokata tai asettaa omia evästeitään aivan kuin käyttäjä olisi näiden sivustoilla. Pyrimme sopimusjärjestelyin takaamaan, että nämä kolmannet osapuolet noudattavat kulloinkin voimassaolevaa lainsäädäntöä sekä alan itsesääntelyohjeistuksia.
Palveluissamme voi olla käytössä ns. yhteisöliitännäisiä, kuten Facebookin tykkää-painike. Esimerkiksi Facebookin yhteisöliitännäisten painikkeet saattavat näkyä osassa palveluitamme, mutta niiden sisältö tulee suoraan Facebookista. Kun kävijä vierailee palvelussamme, Facebookin yhteisöliitännäinen tunnistaa, että käyttäjä on kirjautuneena Facebookiin, ja tällöin sivu näyttää räätälöidyn sisällön liitännäisessä, ikään kuin käyttäjä olisi sivustolla Facebook.com. Jos käyttäjä ei ole kirjautunut Facebookiin, yhteisöliitännäiset eivät näytä räätälöityä sisältöä. Facebook voi kerätä tietoa kävijän vierailusta kulloinkin voimassaolevien yksityisyydensuojaa koskevien ehtojensa mukaisesti. Facebook ei luovuta keräämiään tietoja VitaFlow ille, ellei käyttäjä ole antanut tähän nimenomaista suostumustaan.
Käyttäjä voi tutustua yhteisöpalveluihin ehtoihin kussakin palvelussa. Yksityisyydensuojaa koskeviin ehtoihin voi Facebookin osalta tutustua täällä, Twitterin osalta täällä, Google+:n osalta täällä ja LinkedIn:n osalta täällä.
Palvelumme voivat myös sisältää linkkejä muihin kuin yllä mainittuihin sivustoihin, mutta emme vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöistä. Suosittelemme tutustumaan jokaisen sivuston yksityisyydensuojaa koskeviin ehtoihin.
12. Yhteydenotot
Kaikissa tähän rekisteriselosteeseen liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa yhteyttä tulee ottaa kohdassa 2 mainittuun henkilöön.
VitaFlow voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.
Mikäli VitaFlow havaitsee, että tietopyyntöjä käytetään selkeästi väärin ja haitallisissa tarkoituksissa voidaan tietopyynnön esittäjä velvoittaa korvaamaan kohtuulliset kulut tietopyynnön toteuttamiseen kuluvasta työmäärästä, tai VitaFlow voi kieltäytyä tietopyynnön suorittamisesta.
13. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojalauseketta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojalausekkeen sisältöön säännöllisesti.
